公文排版及印刷装订要求

　　公文格式，即公文的表现形式，是公文的门面，应保持庄重、大方的形象，统一、规范的格式。养成良好的公文排版习惯，有助于规范工作，是我们在日常工作中必备的操作技能。《党政机关公文格式》于2012年7月1日起正式实施，是由国家质量监督检验检疫总局、国家标准化管理委员会共同发布的。此标准是关于党政机关公文通用纸张、排版和印制装订要求、公文格式各要素编排规则等的国家标准，现将公文格式部分整理如下，供大家参考。

　　一、排版

　　公文用纸采用A4型纸，其幅面尺寸为：210 mm×297 mm。

　　公文用纸天头(上白边)为37 mm±1 mm，公文用纸订口(左白边)为28mm±1mm，版心尺寸为156mm×225mm 要求实际调整页边距为：上3.7厘米、下3.5厘米、左2.8厘米、右2.6厘米。

　　行数和字数要求

　　每行排28个字，每面一般排22行，特定情况可以作适当调整(注：最后一页只剩落款，无正文的时候，要通过调整行距的办法使落款页有正文，这种情况下每面未必排22行)。

　　一般新建的word文档，自动生成的是每行26个字的格式，需通过调整页边距到指定值的方式才能达到每行28个字的要求。

　　在将页边距调整到指定值的前提下，一般调整行距到固定值28上下(选中文字→右键“段落”→行距选固定值→设置值28)，能达到每面排22行的效果。

　　印刷要求

　　双面印刷。每页纸都得是双面印刷的，尤其正文最后一页为奇数页时，背面不能空页，和附件之间要连续印刷。

　　装订要求

　　1.订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70mm处，允许误差±4mm;

　　2.平订钉锯与书脊间的距离为3mm-5mm，骑马订钉锯均订在折缝线上。

　　3.横表格：A4纸型的表格横排时，页码位置与公文其他页码保持一致，双页码表头在切口一边，单页码表头在订口一边。

　　注：此规定是出于方便阅读的原则，如果采用其他装订方式，就不符合从左至右、自上而下的阅读顺序了或者需要来回翻转公文查看表格。
 

　　二、公文格式要素

　　公文格式各要素的划分

　　国标将组成公文的各要素划分为“版头”(首页红色分隔线以上)、“主体”、“版记” (末页首条分隔线以下)、页码。

　　版头由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人要素组成。

　　主体由公文标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文时间、印章、附注、附件要素组成。

　　版记由抄送机关、印发机关、印发日期等要素组成。

　　页码位于版心之外。

　　一般公文的各要素编排规则

　　1.版头部分

　　(1)份号：涉密公文必须标注份号，分发时按号登记清楚;份号顶格编排在版心左上角第一行;一般用黑色、6位数字编号，使用3号阿拉伯数字。

　　(2)密级和保密期限：涉密程度分别为“绝密”“机密”“秘密”。顶格编排在版心左上角第二行，一般用3号黑体字。保密期限中的数字用阿拉伯数字标注 ，与密级之间用实心五角隔开，没有保密期限时，密级的两字之间空1字编排。

　　(3)紧急程度：分为“特急”“加急”，电报分“特提”“特急”“加急”“平急”。紧急程度顶格编排在版心左上角，一般用3号黑体字;如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。

　　(4)发文机关标志：一般由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可只使用发文机关全称或者规范化简称。发文机关标志用红色、小标宋体字，上边缘至版心上边缘为35mm，加上公文用纸的天头37mm，发文机关标志上边缘距离纸面上边缘为72mm。

　　(5)发文字号：由发文机关代字、年份、发文顺序号加“号”组成。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标识;年份标全称，用六角括号“〔　〕”括入;发文顺序号不编虚位(即1不编为001)，不加“第”字。

　　发文字号编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布;上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。

　　发文字号之下4mm 处印一条与版心等宽的红色分隔线，党委系统可用加红色实心五角星线。

　　(6)签发人：上行文须标注签发人。签发人必须是本机关主要负责人或主持工作的负责人。位于发文机关标志下空二行位置，签发人姓名居右空一字。“签发人：”用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。

　　2.主体部分

　　(1)标题：由发文机关名称、事由和文种组成。位于红色分隔线下空二行位置，用2号小标宋体字;标题分一行或多行排布，回行时词义要完整，应当使用梯形或菱形，不得使用长方形或沙漏形。

　　①完整结构。发文机关、事由、文种齐全;多个发文机关名称之间用空格分开，不加顿号;4个以上(含)可省略。

　　②公文标题要正确选用文种。

　　根据《党政机关公文处理工作条例》(中办发〔2012〕14号)规定，公文文种有15个：请示、报告、函、批复、通知、纪要、议案、决议、决定、命令、通报、公报、公告、通告、意见。

　　我们日常工作中，经常会发现公文标题所选文种非法定文种的情况。如“总结”、 “方案” 、“条例”、“规定”、“办法”、“规划”等不是法定文种，使用这些文种时，下行文要用“通知”印发，上行文可改用“报告”，平行文可改用“函”。例如《 XXX关于2017年XXX情况的总结》→《 XXX关于报送2017年XXX情况总结的报告》或《 XXX关于2017年XXX情况的报告》，《XXX 2017年XXX实施方案》→《XXX关于印发2017年XXX实施方案的通知》。

　　(2)主送机关：主送机关是指公文事项的办理机关;使用全称或规范化简称或同类型机关的统称;在标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。

　　公文首页必须显示正文，如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。

　　(3)正文：在主送机关名称下一行，使用3号仿宋字体，文中结构层次序数依次可以用“一、”“(一)”“1.”“(1)”标注;一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。

　　(4)附件说明：在正文下空一行、左空二字位置上标识“附件”，后标全角冒号和名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号(如“附件：1. XXXXX”);附件名称后不加标点符号;附件名称较长回行时，应与上一行附件名称首字对齐。附件说明处的名称应与附件本身的标题一致。

　　(5)发文机关署名、成文日期和印章：

　　发文机关署名采用全称或规范化简称。

　　成文日期用阿拉伯数字，年份应标全称，月、日不编虚位(即1不编为01)。

　　①加盖印章的公文：成文日期右空四字编排;在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名;印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内(一般下空3-4行进行落款能达到此效果)。

　　当正文(或附件说明)后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时，要采取调整行距、字距的措施解决，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

　　②不加盖印章的公文：有特定发文机关标志的普发性公文和电报可不加盖印章;在正文(或附件说明)下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字。如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。

　　③加盖签发人签名章的公文：

　　在正文(或附件说明)下空二行右空四字加盖签发人签名章，签名章左空二字标注签发人职务，以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。

　　3.版记部分

　　(1)版记中的分隔线：与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线(推荐高度为0. 35 mm)，中间的分隔线用细线(推荐高度为0. 25 mm)。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。

　　(2) 印发机关和印发日期：用4号仿宋体字，设在公文末页最后一行，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字标识，后加“印发”二字。

　　(3) 抄送机关：如有抄送机关，用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，抄送机关间用逗号隔开，最后一个抄送机关名称后标句号。

　　如需把主送机关移至版记，既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。

　　4.页码

　　用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，在每页外侧(切口侧)，即单页码居右空一字，双页码居左空一字编排。数字左右各放一条一字线;一字线上距版心下边缘7 mm。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。

　　以上就是今天所介绍的公文排版及装订印刷要求的内容啦~希望会对大家有帮助呦~
 

　　下面附上一些日常工作中常用的WORD快捷键操作：

　　Ctrl+A 选择文档或窗口中的所有项目

　　Ctrl+C 复制所选文本或对象

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　　Ctrl+V 粘贴所选文本或对象

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